Ce que nous faisons pour protéger vos données.

La base de données et les justificatifs sont stockés à Paris, et l'application elle-même s'exécute en région Paris. La lecture automatique des justificatifs est confiée à un prestataire français, avec un traitement hébergé dans l'Union européenne ; les justificatifs ne servent pas à entraîner ses modèles (offre payante, entraînement désactivé). Nos prestataires et ce que chacun reçoit sont listés dans notre politique de confidentialité.

Le cloisonnement ne dépend pas de l'écran : il est appliqué par la base de données, à chaque requête. Un salarié ne voit que ses notes, un manager celles de son équipe, et personne ne voit rien d'une autre société — même en contournant l'application pour interroger directement le serveur.

C'est vérifié automatiquement : une batterie de tests se met à la place de chaque rôle (salarié, manager, comptable, administrateur, administrateur d'une autre société) et tente ce qui doit être refusé. Elle est rejouée à chaque évolution de ces règles.

• Personne ne valide sa propre note de frais.
• En double validation, la même personne ne peut pas assurer les deux niveaux : l'approbation et la validation finale sont le fait de deux personnes distinctes.
• Une note envoyée ne se modifie plus : pour la corriger, elle doit être refusée par son valideur.
• Les montants qui se calculent sont recalculés par le serveur : indemnités kilométriques selon le barème, total de la note, part de TVA récupérable. Un montant saisi à la main ne peut pas les fausser.
• Les plafonds de dépenses sont bloquants, pas indicatifs.
• Une note ne part pas sans ses justificatifs, dont la présence est vérifiée dans le stockage.
• Un compte désactivé perd immédiatement tout accès, y compris par l'API.

La photo d'un justificatif est conservée exactement telle qu'elle a été prise : pas de recompression, pas de retouche, une copie identique au fichier envoyé.

Chaque justificatif et chaque PDF reçoit une empreinte numérique (SHA-256) : la moindre modification du fichier changerait cette empreinte. Chaque jour, les empreintes de la journée sont scellées ensemble (arbre de Merkle) et le sceau est horodaté électroniquement par une autorité d'horodatage indépendante, selon la norme RFC 3161 : le jeton signé prouve que les fichiers existaient sous cette forme à cette date, sans dépendre de notre parole. Ce service ne reçoit qu'une empreinte, qui ne contient aucune donnée personnelle.

Pour chaque note, les preuves d'intégrité vous sont fournies sur simple demande (fichier JSON), à transmettre par exemple à votre expert-comptable ou à un contrôleur. Ces éléments réunissent les conditions de numérisation des pièces papier (arrêté du 22 mars 2017) ; il vous reste à formaliser votre procédure interne de numérisation. Puis-je jeter mes tickets papier ?

Par défaut, l'équipe Equo expense n'a aucun accès aux données de votre société : ni notes, ni justificatifs, ni coordonnées bancaires. Pour traiter une demande de support, l'administrateur de votre société peut l'autoriser à consulter votre espace :

• en lecture seule, sans possibilité de rien modifier ;
• pour une durée choisie : 24 heures, 72 heures ou 7 jours ;
• révocable à tout moment, avant son terme ;
• chaque consultation est inscrite dans votre journal d'activité.

Les IBAN des salariés et de la société sont chiffrés (AES-256) avant d'être enregistrés, avec une clé conservée hors de la base de données. Une fois enregistrés, ils ne sont plus jamais réaffichés en entier, y compris à l'administrateur : seuls les quatre derniers caractères sont visibles. Toute modification d'un IBAN est inscrite au journal d'activité.

Validation, refus, paiement, changement d'IBAN, changement de régime de TVA, gestion des comptes, consultation de votre espace par le support : chaque action sensible est inscrite dans un journal d'activité, avec son auteur réel et sa date, consultable et exportable par l'administrateur.

Le paiement de l'abonnement passe par un prestataire de paiement certifié PCI DSS. Aucune donnée de carte bancaire ne transite par nos serveurs, et ce prestataire ne reçoit aucune donnée de vos notes de frais.

Vous pouvez exporter à tout moment l'ensemble des données de votre société (notes, justificatifs, écritures comptables), sans demande préalable ni frais.

Vous pensez avoir trouvé une vulnérabilité ? Écrivez-nous à contact@equo-expense.com en décrivant le problème. Nous répondons à chaque signalement et vous tenons informé de la correction.