Logiciel de notes de fraisHébergé à Paris
Les notes de frais, sans la paperasse.
Fini la corvée des tickets à agrafer. Avec Equo expense, remplir ses notes de frais devient presque un plaisir.
Ce que vous y gagnez
- Du temps gagné : une photo du ticket, la dépense se remplit toute seule
- Zéro ressaisie en comptabilité : export prêt à importer, PDF transmis au comptable
- Un support qui répond vraiment : une équipe en France, joignable depuis l'application
- Prêt en quelques minutes : rien à installer, vos collaborateurs invités en un clic
Sans carte bancaire · Sans engagement · Sur ordinateur et téléphone
Auto-entrepreneur, PME, grande entreprise ou cabinet comptable suivant plusieurs clients — même outil, adapté à votre échelle. Vos données restent en France, à Paris.
Lecture automatique des justificatifs
Photographiez le ticket, la dépense se remplit.
Une photo, ou un PDF importé. En quelques secondes, la date, le montant TTC, la TVA taux par taux, le commerçant et la catégorie sont préremplis. Le salarié vérifie, corrige au besoin et valide : rien n'est enregistré sans lui.
- Tous les justificatifs : tickets de restaurant, billets de train et d'avion, factures d'hôtel, carburant
- Hôtel : nombre de nuits, prix par nuit et taxe de séjour, pour un total qui tombe juste
- Billets : le mode de transport (train, avion, transport en commun) repris du titre
- Contrôles de cohérence : TTC = HT + TVA, taux de TVA français, date plausible ; au moindre doute, le champ est signalé
Inclus dans l'abonnement, actif pour tous, rien à configurer. En savoir plus
Comment ça marche
Trois étapes, du reçu au remboursement.
1. Photographiez
Le reçu, le ticket, la facture — depuis le téléphone. Date, montant et TVA se remplissent seuls.
2. Signez
Vous vérifiez, vous complétez si besoin, vous signez — le PDF se génère tout seul.
3. Soyez remboursé
Validation en un clic, export prêt pour le virement ou la comptabilité.
Après la saisie
Du justificatif à la comptabilité, rien à ressaisir.
Workflow de validation à deux niveaux
Le manager approuve, puis le chef de service valide — sans être administrateur. Un second niveau pour toutes les notes, ou à partir d'un montant. Relances automatiques, refus motivé, tout est tracé. Formule Team.
Justificatifs archivés à l'identique
La photo est conservée telle qu'elle a été prise, sans recompression. Chaque justificatif et chaque PDF reçoit une empreinte numérique, scellée chaque jour et horodatée par un service tiers.
Transmission automatique au comptable
À la validation ou au paiement, le PDF de la note et ses justificatifs partent par email à l'adresse choisie : cabinet, plateforme, GED. Envoi groupé possible depuis l'export.
Export comptable et virement SEPA
Une écriture équilibrée par note, ou par lot de virement. Date d'export suivie, fichier SEPA au libellé paramétrable, règles analytiques avec la formule Team.
Indemnités kilométriques détaillées
Barème fiscal officiel, tranche appliquée et détail du calcul affichés à la saisie, cumul annuel des kilomètres validés, suivi par salarié pour l'administrateur.
Un support intégré, sans accès par défaut
Vos demandes sont suivies dans l'application. L'équipe Equo expense ne voit pas vos données, sauf si votre administrateur l'autorise : en lecture seule, pour une durée limitée, et tracé.
En pratique
Trois situations, trois minutes chacune.
Un déjeuner client
Marc photographie l'addition juste après le repas : date, montant, TVA à 10 et 20 % et catégorie sont déjà remplis. Il vérifie, il signe, c'est parti.
Un aller-retour en voiture
Léa indique juste le trajet et la distance. Equo expense applique le barème fiscal, affiche le détail du calcul et tient le cumul de l'année — elle n'a jamais eu à ouvrir un tableur.
La clôture de fin de mois
Les PDF des notes sont déjà partis chez le comptable, au fil des validations. Sophie télécharge l'export des écritures et le fichier de virement : pas une ligne à ressaisir.
Seul ou en équipe, la bonne formule.
Dès Solo
- Notes de frais illimitées : saisie sans limite et sans surcoût
- Lecture automatique : des justificatifs, sans option à payer
- Export comptable et virement SEPA : écritures prêtes pour votre logiciel, remboursement en un fichier
- Archivage probant : empreinte numérique et horodatage de chaque justificatif
Avec Team, dès 2 utilisateurs
- Workflow de validation : à un ou deux niveaux, relances automatiques
- Quatre profils : salarié, manager, comptable et administrateur, chacun avec ses droits
- Plafonds de dépenses : bloquants dès la saisie, par catégorie, par rôle, par nuitée
- Notes à votre image : champs personnalisés, PDF à vos couleurs, comptabilité analytique
Prêt à simplifier vos notes de frais ?
Créez votre espace en quelques minutes, seul ou pour toute votre équipe.
Essai gratuit 14 jours